Kişisel Veri Koruma Politikası

Politika, Kapsam ve Amaç

Dr. Ayşegül Girgin ve Dr. İsmail Metin Hoşer’in yetkilisi bulunduğu “Smileest Kliniği” kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke ve kurallara uymayı ve Smilest Kliniği tarafından verileri işlenen bireylerin hak ve özgürlüklerini korumayı taahhüt etmektedir. Yönetim Kurulu bu amaçla, uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.

Kapsam

Politika hükümleri, Smilest Kliniği’nin faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır.

Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin Amaçları

Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin amacı, Smilest Kliniği’ nin kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır. 

Smilest Kliniği, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. Smilest Kliniği’nin benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:

• Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek;
• Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek;
• Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek;
• Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek;
• Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek;
• Smilest Kliniği tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak;
• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak;
• Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, Smilest Kliniği’nin hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak;
• Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak;
• Tüm kişisel verileri güvenli tutmak;
• Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek;
• Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak;
• Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak;
• Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların Smilest Kliniği’nin kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek;
• Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personel / leri belirlemek.

Bildirimler

Smilest Kliniği, veri sorumlusu olduğu ve bu sıfatla hangi kişisel veri kategorilerini işlediği konularında Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nu (“KVK Kurulu”) bilgilendirir. 

Yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla Smilest Kliniği veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri gözden geçirir ve gerekmesi halinde KVKK Kurulu’nu bilgilendirir.

Smilest Kliniği’nin tüm çalışanları ve destek hizmeti veren firma personelleri bu politikayı ihlal edici her türlü eylemine yaptırım uygulanacaktır.

Smilest Kliniği’nin kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları ve Smilest Kliniği ile birlikte çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. 

Tanımlar

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Özel nitelikli (hassas) kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

KVKK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

KVKK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,

Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi

ifade eder.

Görev ve Sorumluluklar

Smilest Kliniği, KVKK uyarınca veri sorumlusudur.

Dr. Ayşegül Girgin ve Dr. İsmail Metin Hoşer başta olmak üzere tüm personeller, Smilest Kliniği bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi ve teşvik edilmesinden ve ayrıca bireysel görev tanımlarında yer verilmiş bu konuya ilişkin diğer yükümlülüklerden sorumludur.

Smilest Kliniği’nin kişisel veri işleyen tüm personeli Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır. 

Smilest Kliniği, tüm personelin kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.

Smilest Kliniği personelleri, Smilest Kliniği’ne kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

Veri Koruma İlkeleri

Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. Smilest Kliniği’nin politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.

Bu doğrultuda Smilest Kliniği gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili alanlarda aydınlatma metinlerine yer verir. Smilest Kliniği tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine ilişkin açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bu bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar tespit edilmektedir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:

• Smilest Kliniği’nin veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,
• İletişim bilgileri,
• İşlenen kişisel veri türleri,
• Kişisel verinin işlenme amaçları,
• Kişisel verinin öngörülen saklama süresi,
• Veri sahibinin hakları,
• Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.

Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.

Kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar.

Kişisel veriler uygun ve ilgili olmalı, amaçla sınırlı ölçüde işlenmelidir. 

Smilest Kliniği işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmadığını ve işlenmediğini sağlamakla yükümlüdür. 

Smilest Kliniği, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.

Kişisel veriler doğru ve güncel olmalıdır.

Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir.

Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği, ilgili personelin kendi sorumluluğundadır. 

Personeller/ müşteriler ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için Smilest Kliniği’ni bilgilendirmelidirler.

Kişisel veriler, yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse işlenmelidir.

Kişisel verilerin yasal düzenlemeler uyarınca belirlenmiş sürelerin sonrasında işlenmemesi sağlanmalıdır.

Veri Sahiplerinin Hakları

Veri sahipleri haklarındaki Smilest Kliniği nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, 

KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri sahipleri,  kişisel verilerine erişme ve yukarıda sayılan haklarını kullanma talebinde bulunabilirler. Bu taleplere 30 gün içerisinde cevap verme işlemi yerine getirilir. 

Veri sahipleri taleplerini KVKK Başvuru Formu’nu doldurmak suretiyle Acıbadem Mh, Şeyh Galip Sk, Elysium Elit Konutları, B Blok D: 29 Koşuyolu, Kadıköy / İstanbul adresine noter vasıtasıyla veya iadeli taahhütlü mektup vasıtasıyla kimlik teyidi yapmak suretiyle iletebilirler.

Açık Rıza Alınması

Smilest Kliniği, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle, hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan, rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. 

Veri Güvenliği

Tüm personel, Smilest Kliniği tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan kişisel verilerin güvenli olarak tutulmasını sağlamakla yükümlüdür.

Kişisel verilerin güvenliği, Smilest Kliniği’nin KVK Politikası ve buna bağlı dokümanlar uyarınca sağlanır.

Veri Paylaşımı

Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:

• Veri sahibin açık rızasının alınmış olması.
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• Smilest Kliniği’nin taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Smilest Kliniği’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Smilest Kliniği’nin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Smilest Kliniği’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması ve veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.

Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVK Kurulu tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.

Kayıtların Yönetimi

Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri belirlenir.

İşlenme amaçları için gerekli süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine kişisel veriler, veri sahibi gerçek kişi tespit edilemeyecek şekilde anonimleştirilir veya silinir veya imha edilir.